【時間は有限】やることがたくさんあるときに見直す3つのポイント

こんにちは！春からW受験生（高3の娘＆中3の息子）を抱える49歳、nannanです。
夫の扶養範囲内で働いていた私は、今後の働き方を本気で見直し
「Webマーケターになって月収30万円を目指しちゃえ！」と本気で挑戦を始めました。

副業としてリモートワークをはじめていくと、
やることばかりが増えてなんだかうまくいかないな…と感じることはありませんか？

副業としてリモートワークをはじめていくと、こんな悩みが出てきませんか？

私もとりえあえず頑張ろう！とやる気は十分で取り組み始めていました。
ところが、今までのお仕事に加えて新しいことを始めるのですから
以前にもお話したホメオスタシスが働いてしまって現状維持しようとしてしまい、
うまくもいかないといったことも起こります。

こんな風にやることがたくさんあってうまくいかないときはやり方を変えてみましょう！
そのやり方にはポイントがあって、この３つを順番に見直すことが重要になります。
①タスクマネジメントを見直す
②タイムマネジメントを見直す
③行動計画を見直す

この記事では、やることがたくさんあるときに見直すポイントについてお話しします。

やることがたくさんあるときに見直すこと

やることがたくさんあってうまくいかないときはやり方を変えてみる。

当たり前のことかもしれません。
スクールではこのような基本的なことも学んでいます。
本当に人間力を一から磨いている途中です。
私は素直に人の意見を取り入れてやってみようと行動をはじめました。

では本題。見直すにはポイントがあって、まずはこの3つを見直していきます！

具体的にどのようにしたらよいのか見ていきましょう！

タスクマネジメントを見直す

タスクマネジメントとは？

タスクマネジメントとは、決められたスケジュールに沿ってタスクを消化できるよう、効率的に管理する方法を考えていくことです。タスクマネジメントを身につけると仕事を進めたり、チームの業務を管理したりすることが楽になります。

タスクとToDoの違い

タスクは期日が決められている業務のことで、基本的には決められた日までに作業を終えなければなりません。一方、ToDoは期日が設定されていない業務や作業のことで、ToDoよりもタスクの方が優先順位は高くなります。

タスクマネジメントを行うメリット

タスクの優先順位がわかる

タスクマネジメントを行う際には、タスクを全て書き出す必要があります。
全て書き出すことでどのタスクが重要で優先順位が高いのかが明確になります。

目標達成のフローが明確になる

プロジェクトの達成という目標に到達するまでのさまざまなタスクがあります。
そのタスク1つずつに優先順位をつけることで、
目標に到達するまでの道のりが明確になるため、作業に取り組みやすくなります。

作業の抜け漏れを防止できる

全てのタスクを洗い出し、クライアントに依頼すること、自分が担当すること、期日はいつなのかといった情報を整理すれば、作業の抜け漏れが発生する可能性を抑えられます。

問題が早期に発見できる

タスクの進捗状況をこまめに確認するようにしていれば、作業に遅れが発生しているときでも、早期に発見して対応できます。

具体的なタスクマネジメント方法

①タスクを書き出す

タスクマネジメントを行うには、まず全てのタスクを書き出す必要があります。
ここでのポイントは、タスクは細かい部分まで書き出していきます。
例えば、「リサーチ」と大まかな区分では、具体的な作業までわからないため、
いざ取り組もうとしたときに何をすればいいのかがわかりにくくなってしまいます。
そのため、具体的な数字を入れて細かい業務内容まで書き出すようにしてください。

ここでは毎日の学習など、自分の実績作りのための行動に絞って考えてみます。

・今日やることを明確に！
・今日はこの5個だけをやる！
シンプルなタスクをこなしていくことで、やったら自己肯定感がアップしていきます！

②優先順位をつける

タスクを全て書き出したら優先順位をつけてください。

・全てのタスクは「緊急度」と「重要度」の２軸で振り分ける

• （A）緊急かつ重要なタスク＝「必須」最優先に取り組むタスク
• （B）重要だが緊急ではないタスク＝「効果性」将来への価値を生む重要なタスク
• （C）緊急だが重要ではないタスク＝「錯覚」毎日の作業報告など
• （D）重要でも緊急でもないタスク＝「浪費・過剰」優先度は低いタスク

基本的にはAから優先して取り組んでください。
ただし、状況によっては優先度が入れ替わることもあるので柔軟に対応しましょう。

③スケジュールを先に分ける

期日を決める際は、ギリギリの日程にするのではなく余裕を持たせることがポイントです。これはトラブルや突発的なタスクが発生したときでも、
スケジュールが遅れることなく対応できるようにするためです。

・同時にやらない〔シングルタスク〕
・あれもこれもやろうとすると結局何もできない
・1つずつやるべきことをしっかりやる
・1つ1つは細かくタスクの細分化する
うまくいかないときは欲張りになっているのかもしれません。
あれもこれもと欲張るとイライラも募ってしまい、うまく稼働しません。
そんなに器用じゃないからこそ、小さなタスクを確実にこなして着実に進めましょう。

タイムマネジメントを見直す

タイムマネジメントとは？

タイムマネジメントとは、決められた時間のなかで業務を計画的に進め、
成果を出すことを指します。タイムマネジメントは時間を有効的に使用し、
生産性の向上を目指す取り組みのことをいいます。
実際には使える時間をどう使うのか、自分の行動を管理する能力が求められます。

スケジュール管理との違い

スケジュール管理では、いつ、どんな予定が入っているのかを把握し、
管理することが基本です。スケジュール管理だけでは生産性の向上にはつながらず、
成果を出すことはできません。
一方、タイムマネジメントは予定の把握（スケジュール管理）するのはもちろん、
下記のような時間をどう使うかまでのコントロールする能力が必要とされます。

スケジュールを手帳やアプリに登録することがスケジュール管理、
ビジネスにおいて日々の仕事の内容や進捗状況、
課題などを報告する業務日報がタイムマネジメントというわけです。

上手なタイムマネジメント方法

①タスクを書き出す

②優先順位をつける

③スケジュールを先に分ける

ここまではタスクマネジメントと同じ内容です。
さらにどのように時間を使うのかをコントロールしていきます。

④常にスケジュールを見直す

・稼働可能時間を書き出す
稼働可能時間は案件に取り組める時間ですが、平日と土日で違ったりしませんか？
お休みの日は家族との時間を大切にしたい方、
平日にできない分休日にまとめて作業される方、
平日の夜は子どもたちと早く寝て、早朝に作業される方もいらっしゃいます。

稼働可能時間を書き上げて、その中で何をするか決めていきます。
ワークシートをやるではなく　ワークシートの何と何をやる
作業は具体的に！計画しましょう。

さらに可能であれば、何か学びの場に参加されて
取り組んでうまくいかなかったことは質問するなど積極的に行ってみてください。

・グループセッションに参加する
グループセッションも仕事の1つとして時間確保する
グループセッションで質問　→　1週間の計画をたてて有効に活用しましょう

⑤時間が取れない場合も対処できる

・何にどれくらい時間をつかっていたのかを書き出す
・時間の使い方を整理して、生活リズムから変えてみる
時間配分を知ることでだんだんと余白の隙間時間の使い方が上手になっていきます。

5分あればリサーチできるな。
10分あれば1本動画を見てみよう。
15分あれば投稿ネタを10本考える。など

シンプルなタスクだからこそ、使える時間が明確になり、
この時間でできることが行動しやすくなっていきます。

行動計画を見直す

まずは自分が今どのように時間を使っているのか把握するために
ざっくりと大まかで良いので一日の時間配分を書き出してみましょう。

現在、私の一日はこのようなスケジュールです。
夜のうちにデザイン案などやりきって、朝の家事の合間やパートへ出勤するまでの時間でクライアントへ連絡業務を行います。
パートは時間調整もさせてもらえる自由な職場で、時短勤務のような形のフレキシブルな出勤です。
帰宅後にクライアントからの返信を確認して、ハンドメイドの制作をしたり、
愛犬とのトレーニング時間にしたり、日中は日によって違うこともあります。
学習やパソコンの前に向かうことは主に夜の時間帯に集中して作業しています。

実際には日々の小さな家事だったり、
我が家よりも小さなお子様を子育て中の方は習い事の送迎など
もっと細かにスケジュール管理が必要な場合もありますよね。

私も子どもたちが小さかった頃は、幼稚園や小・中学校とその子によって行事も様々で、
スケジュールアプリには子どもたちのスケジュールを登録するだけであっという間に時間が過ぎてしまうことがよくありました。
こういったスケジュール管理に関しては、絶賛育児中のみなさんなら経験済みですよね。

おすすめツールは「Googleカレンダー」

Google カレンダーは、Googleアカウントがあれば無料で利用できます。
操作も簡単でこんなことが可能になります！

Google カレンダーは、インターネットにつながっている状態であれば、様々な端末で利用できます。パソコン上のWebブラウザ版のほか、スマートフォンやタブレットでも使えるモバイルアプリ版も用意されていて、私もスケジュール管理に使用しています。

次回は、Googleカレンダーの上手な使い方を紹介していきますね！

時間は有限　今をうまく使って成長していこう

私もすぐに目先のやることに目移りしたり、集中しすぎて時間がオーバーしたり、
この年になっても時間管理、タイムマネジメントは最重要課題です。
こういった基本的なことができていなかったから、
これまでのフリーランス生活はうまくいかなかったんだろうなぁと、
学べば学ぶほど痛感しています。
勉強でもスポーツでも音楽でも手芸でも…
どんなことでも基礎が大事ですね。基本をマスターするということがいかに大事か。

私は現在49歳。人生やり直し始めたところですが、時間は有限です。
時間をうまく使っていかないと、成長は難しい年代です。地味に老化も始まってるし…
でもWebマーケターへのチャレンジを始めた今、少し遠回りしているかもしれませんが、
こういったビジネスの基本を一から学ぶことで、今後の人生に変化がおこり、
あきらめなくてよかったという未来につながることを信じて今日も頑張ります！